L’enjeu de l’acheteur : optimiser les achats de son organisation

L’acheteur répond à une problématique complexe : il doit fournir, aux différents métiers de son organisation, l’ensemble des ressources nécessaires à la réalisation de leur activité tout en maîtrisant les coûts d’exploitation et d’investissement.
Service support devenu stratégique, l’optimisation des achats est indispensable au maintien des marges et donc à la performance de toute organisation quel que soit son secteur.

Un rôle triple : stratégique, organisationnel et opérationnel

Pour optimiser son efficacité, la fonction achats doit trouver un équilibre stratégique :

• trop organisationnelle et globale dans son approche, elle se coupe des réalités opérationnelles et des véritables attentes des Directions métier de l’entreprise ;
• trop opérationnelle, elle prive l’entreprise de synergies importantes entre les différentes équipes d’acheteurs et retombe dans un rôle de support ;

C’est en se tenant au plus près des attentes des Directions métier et en communiquant concrètement sur la valeur ajoutée des achats, grâce à la mesure de ses performances, que les achats jouent un rôle devenu stratégique.

La réduction des coûts demeure la priorité des responsables achats

82 % des professionnels des achats interrogés affirment que la réduction des coûts restera leur leitmotiv en 2012. Temps de crise oblige, les peurs de voir se dégrader les marges sont fortes et les leviers d’économies identifiés se révèlent multiples pour l’acheteur. Ils résident aussi bien dans la rationalisation des achats, la fluidification des relations avec les fournisseurs et l’optimisation de la gestion opérationnelle des achats et approvisionnements, accessibles grâce à un outil d’automatisation des processus achats.

La notion de coût global et la création de valeur

La notion de coût global est une nouvelle approche, plus complète, du coût d’achat. Il s’agit d’intégrer, dans la mesure de la performance achats, les coûts et les créations de valeur tout au long du cycle de vie des actifs et notamment :

• les coûts liés aux risques : défaillances et litiges fournisseurs, délais d’approvisionnements, défauts de trésorerie, dépassements budgétaires…
• les coûts organisationnels : lourdeurs administratives, risques d’erreurs et de ressaisies en facturation, multiplication des commandes, flux parasites relatifs au manque de visibilité des demandeurs…
• la création de valeur par l’innovation : implication des fournisseurs dans la chaîne de valeur de l’organisation, aide à structurer les expressions de besoins…
• la création de valeur par la qualité : satisfaction des clients internes, allongement de la durée des vies des achats grâce à la maintenance des actifs…

Initier une démarche d’achats responsables

Par une démarche d’achats responsables, l’acheteur recherche l’efficacité, l’amélioration de la qualité des prestations et l’optimisation des coûts globaux au sein de toute la chaîne de valeur achats et en mesure l’impact grâce à un outil achats dédié. A chaque étape du processus achats, il convient alors de définir le juste besoin et de limiter les sources de coûts inutiles, en incluant dans l’analyse les clients et les fournisseurs :

• réduire la consommation (conception, énergie, matière première)
• réduire les déchets (fabrication, consommation, fin de vie)
• recycler au maximum (fabrication, consommation et seconde vie)
• réparer (augmenter la durée de vie)
• réutiliser (recyclage, emballage)

Anticiper les nouvelles normes et valoriser le développement durable dans la stratégie achats sont les nouveaux objectifs poursuivis par les politiques d’achats responsables.

Instaurer une culture des achats à travers un outil achats structurant

L’acheteur s’affirme à la fois comme expert fonctionnel, mais aussi comme animateur de centre d’expertise, capable de faire le lien entre les compétences spécialisées qui formeront la chaîne des achats. La clé du succès de sa stratégie achats réside donc dans l’adhésion de tous ses clients internes. La mise en place d’un outil achats permet de sensibiliser et de structurer l’organisation pour rationaliser les achats bien en amont, dès l’expression d’un besoin par un collaborateur. L’adoption rapide et intuitive d’un outil achats ergonomique garantit la dématérialisation quasi-complète des flux et améliore la qualité du service rendu perçu par les collaborateurs. Ils bénéficient dès lors d’une simplification de leurs procédures d’achats, du suivi en temps réel de leurs demandes, d’un reporting permettant de mesurer concrètement le bénéfice de leurs bonnes pratiques achats par service, par projets, par BU… L’acheteur communicant est ainsi capable d’expliquer, de séduire et de convaincre ses clients internes du bien-fondé de sa politique d’achats.

Et les achats publics ?

Le service public regroupe une multitude d’acteurs cherchant à intégrer les méthodologies achats du privé, afin d’optimiser les dépenses publiques. Gérés historiquement par des procédures juridiques et administratives, les acteurs publics développent aujourd’hui une vision plus économique en matière de gestion des achats. Les partenariats public-privé ouvrent également de nouvelles voies en matière de liberté d’action pour les achats publics. La nouvelle génération des acheteurs publics devrait, en conséquence, posséder un double socle de formation, à la fois juridique et achats, afin d’apporter des méthodologies et technologies efficaces en matière de réduction des coûts, tout en réussissant leur intégration culturelle au sein du service public.