Sur la piste des gisements d’économies de l’Acheteur Business Partner !

Faire des économies sans perte de valeur, tel est le credo de l’Acheteur Business Partner. A ce titre, iI privilégie, en complément de la lutte des achats sauvages et de la dimension TCO, la mutualisation et la coopération, en particulier avec sa Direction Financière. Les gisements d’économie des achats indirects sont donc résolument en interne !

Mutualiser et massifier les achats

 Selon Jean Potage, chargé de cours en Master Achats à l’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, l’acheteur indirect a tout intérêt, en collaboration avec les Directions Métiers concernées, à se focaliser sous les nouvelles familles sous sa responsabilité comme les voyages, les facilities, l’énergie… Elles représentent des postes de dépenses loin d’être optimisées et sous contrôle dans l’entreprise, en raison de la multitude de contrats noués ; elles sont, en outre, les plus impactées par de nouveaux usages. La mutualisation et les achats groupés s’avèrent pertinents, tout en prenant en compte la dimension « services » dans la durée, attendue par les collaborateurs internes. Dans toutes les familles d’achats susceptibles d’impacter le bien-être des collaborateurs, l’acheteur indirect a comme rôle d’effectuer un savant compromis entre le confort et le prix. Patrice Tiolet complète « Certains achats indirects liés au confort représentent des postes d’investissements dans la qualité de l’environnement de travail, élément clé de la motivation des collaborateurs, et non des postes de coûts. Les réduire de manière drastique peut engendrer des réactions épidermiques et émotionnelles des collaborateurs, dommageables pour le business et plus largement pour l’entreprise. »

 Tendance de fond dans le secteur public, l’optimisation des achats de fonctionnement, qui représentent à eux seuls 20% de la dépense publique totale, a le vent en poupe. Mutualisation, dématérialisation – projet CHORUS Pro – deviennent des leviers clés. Le principal objectif est d’optimiser les dépenses, axe majeur de désendettement, d’augmentation des investissements et de maîtrise de la fiscalité des collectivités locales. Si auparavant la culture achats faisait cruellement défaut au secteur public, on assiste aujourd’hui à l’émergence de structures d’achats plus matures, alliant modernisation et professionnalisation, qui se mutualisent par régions ou villes. Cette mutualisation va de pair avec l’élaboration d’une stratégie achats porteuse de valeur « d’intérêt public ».

Renforcer sa coopération avec la Direction Financière

 Étroitement liées, les fonctions finance et achats indirects voient leur collaboration s’accentuer à l’aube de la recherche croissante de performance « Business ». Toutes les deux recherchent à réduire les tâches administratives à faible valeur ajoutée, rationaliser et fiabiliser les processus, tout en démontrant qu’ils ne sont pas uniquement garants des chiffres. Les moyens technologiques permettent déjà à l’acheteur indirect de mettre en place des processus automatisés de bout en bout, où les flux d’information et les validations sont fiabilisés, conformément aux besoins « achat-facture » de la Finance. La digitalisation devrait accélérer leur collaboration. Selon Jean Potage, Chargé de Cours à l’Université de Versailles : « L’acheteur figure parmi les acteurs clés pour la construction budgétaire, surtout dans le domaine des achats indirects. Ainsi, l’acheteur indirect Business Partner a comme mission de partager avec la Direction Financière et Administrative des objectifs communs afin de co-créer pour dynamiser l’activité de l’entreprise. »

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