Logiciel achats

Depuis quelques années, les entreprises se soucient de leurs achats indirects ou achats « hors production », longtemps considérés comme le « parent pauvre » des achats. Ils sont communs et nécessaires à toutes les structures (investissements, prestations de services, consommables…), représentent 15 à 75% du volume total des achats et 10 à 30% du chiffre d’affaires. Mais surtout, 10% d’économies sur les achats peuvent produire jusqu’à 50% d’augmentation de la marge brute ! En effet, la maîtrise des dépenses et la chasse aux coûts indirects sont des leviers clés pour améliorer la marge ou pour adapter la structure de coûts de l’entreprise à son contexte économique du moment. A ce titre, les achats indirects sont désormais jugés comme étant stratégiques pour les entreprises.

Qu’elle soit industrielle, tertiaire ou publique, votre organisation ne peut pas tout produire et doit donc se procurer des biens et services, indispensables à la réalisation de son activité. Or, la façon de se procurer ces biens et services joue un rôle déterminant dans sa compétitivité. C’est là tout l’enjeu de l’optimisation des achats : vous devez fournir, aux différents métiers de votre organisation, l’ensemble des ressources nécessaires à la réalisation de leur activité tout en maîtrisant les coûts d’exploitation et d’investissement. C’est pourquoi la fonction achats est devenue une mission transversale et stratégique à la pérennité des organisations.

Elle permet :

• La rationalisation des besoins d’achats grâce à une sensibilisation des personnels en amont du processus
• La réduction des coûts d’achats grâce à une méthodologie implémentée par l’acheteur
• Un effet de levier sur la marge par les économies réalisées sur les achats
• Des gains de productivité grâce à l’optimisation et la dématérialisation des procédures d’achats
• Le maintien de la compétitivité hors prix grâce à l’innovation fournisseurs
• Une démarche RSE initiée par une politique d’achats responsables

Selon la maturité de la fonction achats indirects, ses objectifs financiers à court terme et la couverture fonctionnelle déployée, les solutions de gestion des achats indirects de dernière génération doivent aller bien au-delà du pilotage efficient de la performance achat et de l’optimisation des coûts. Ayant comme rôle d’unir les achats indirects et les métiers – prescripteurs clients internes, ces solutions se déclinent en plateformes logicielles communes et collaboratives, pensées selon les nouveaux usages des collaborateurs. Elles assurent une gestion du sourcing, un suivi dynamique des acteurs, un contrôle des engagements, une dématérialisation des échanges, en particulier avec la Direction Financière, une évaluation et une gestion des plans progrès des fournisseurs et un contrôle des budgets. Les plus riches proposent des fonctionnalités avancées de pilotage de la relation fournisseur et des risques inhérents et comme KIMOCE Achats, de nouveaux indicateurs d’achats responsables. Afin de libérer les acheteurs des tâches administratives à faible valeur ajoutée et contribuer à l’intelligence collective, elles privilégient l’intégration avec les outils métiers, en particulier financiers, le collaboratif et la convergence des besoins de tous les acteurs !

Grâce au puissant logiciel achats de KIMOCE, les responsables achats peuvent maîtriser l’ensemble de leur chaîne de valeur et valoriser ainsi la culture achats au sein des différents publics de leur organisation. Riche, modulaire et personnalisable, KIMOCE accompagne les organisations achats à chaque étape de leur maturité.

Unique de par son positionnement, KIMOCE intègre, d’une part, une puissante gestion des engagements, en communication étroite avec votre système financier, et d’autre part, la gestion complète du cycle de vie de vos actifs, au-delà du cycle d’achats. Entièrement modulaire, KIMOCE s’adapte aux besoins propres à votre organisation.

Chez KIMOCE, nous sommes convaincus que la clé du succès de vos stratégies achats réside dans l’adhésion de tous les acteurs de votre chaîne de valeur achats. C’est la raison pour laquelle nous construisons nos fonctionnalités à partir de scenarii d’utilisation appelés user story. Cette méthode garantit l’affordance de notre logiciel, c’est-à-dire sa capacité à suggérer son utilisation. Nos ergonomes réalisent ensuite des maquettes validées par nos partenaires métier et nos utilisateurs.

L’adoption rapide et intuitive de votre nouvel outil achats garantit la dématérialisation quasi-complète de vos flux et améliore la qualité du service rendu perçu par les collaborateurs. Ils bénéficient dès lors d’une simplification de leurs procédures d’achats, du suivi en temps réel de leurs demandes, d’un reporting permettant de mesurer concrètement le bénéfice de leurs bonnes pratiques achats par service, par projets, par BU… Vous êtes ainsi capable d’expliquer, de séduire et de convaincre vos clients internes du bien-fondé de votre politique d’achats.

Ainsi, KIMOCE vous accompagne au quotidien, pour vous tenir à l’écoute des attentes des Directions métier, pour communiquer concrètement sur la valeur ajoutée des achats et relever ainsi vos grands enjeux achats.

Réduire vos dépenses d’achats

Les achats représentent entre 15 et 50% du chiffre d’affaires de votre organisation et donc un véritable gisement d’économies encore trop souvent inexploité, en particulier lorsqu’il s’agit des achats indirects.

75 à 80 % des économies achats résident chez le client et non chez le fournisseur. Ce chiffre peut paraître surprenant mais d’une manière générale, les collaborateurs ne sont que très rarement sensibilisés et la plupart des organisations méconnaissent encore la répartition de leurs dépenses qui peuvent concerner un large spectre de domaines, à titre d’exemples :

• IT & télécoms : le budget des télécoms représente en moyenne 800 à 1 000 € par an et par collaborateur.
• Voyages & déplacements : les dépenses en France liées aux déplacements professionnels représentent presque 30 milliards d’euros.
• Fournitures : chaque employé consomme jusqu’à 85 kg de papier par an !
• Mais aussi, Ressources humaines, Facility management, Utilities, Marketing & Communication, Transport & logistique, Prestations intellectuelles…

Les économies résident notamment dans la rationalisation des achats en interne, le sourcing fournisseurs et la priorisation des actions sur les familles d’achats à fort impact sur le chiffre d’affaires. Les gains potentiels identifiés se révèlent multiples et surtout conduisent à un véritable effet levier sur la marge.

Comment KIMOCE vous aide à relever cet enjeu ?

KIMOCE vous permet de suivre l’efficacité de vos stratégies achats au sein votre organisation :

• Mesurez et analysez vos résultats : analysez vos fournisseurs, vos dépenses d’achats et le coût de votre process achats pour construire et adapter agilement votre stratégie achats.
• Pilotez au quotidien : grâce à un dashboard interactif, vous suivez au quotidien vos indicateurs clés et traitez directement les événements importants.
• Lancez des appels d’offres : mettez vos fournisseurs en compétition et rationnalisez votre portefeuille de fournisseurs et le nombre d’articles référencés.
• Catégorisez vos achats par famille : identifiez les familles d’achats les plus importantes, fixez des objectifs de réduction de coûts et suivez les dépenses par famille d’achats.

Gérer vos relations fournisseurs

En initiant de véritables partenariats avec vos fournisseurs, vous intégrez un expert métier au sein de votre chaîne de valeur qui participe directement à l’innovation et à la compétitivité hors-prix de votre organisation. Ainsi, les achats portent désormais la pleine responsabilité du capital fournisseurs et veillent à :

• Gérer les risques et la relation
• Réduire les délais de paiement
• Optimiser le portefeuille de fournisseurs référencés
• Chercher l’innovation en externe

Comment KIMOCE vous aide à relever cet enjeu ?

KIMOCE est votre partenaire de choix pour améliorer vos relations fournisseurs sur le long terme :

• Élaborez des plans de progrès : fixez des objectifs quantitatifs et qualitatifs à chaque fournisseur et planifiez le suivi de ces indicateurs
• Notation fournisseur : notez vos fournisseurs par critères et visualisez la moyenne de ces notations.
• Réussissez vos rencontres fournisseurs : éditez une fiche de rencontre avant chaque rendez-vous de suivi pour bénéficier d’une vue détaillée des informations fournisseur.
• Catégorisez vos fournisseurs : classez vos fournisseurs selon leur potentiel d’affaires pour mieux analyser votre portefeuille fournisseurs.
• Pilotez vos contrats fournisseurs : automatisez le suivi de tous les aspects de vos contrats fournisseurs tels les conditions de prix, de paiement et de durée.
• Privilégiez l’innovation : lancez des appels d’offres pour challenger vos fournisseurs sur les prix mais aussi sur des critères d’innovation ou de RSE.
• Surveillez les factures : votre tableau de bord vous remonte les factures bonnes à payer et en litige pour fluidifier le règlement des factures.
• Sensibilisez aux délais de paiement : éditez la liste des factures à échéance pour sensibiliser les équipes comptables au respect des délais de paiement.

Optimiser votre process achats

L’optimisation des achats repose sur la mise en place de processus automatisés, alliant meilleures pratiques et solution technologique dédiée. Sans automatisation, les tâches administratives à faible valeur ajoutée, les ressaisies et les erreurs s’additionnent et représentent des coûts indirects non négligeables. Les investissements se rentabilisent rapidement dans un processus optimisé par rapport aux coûts générés par la passation, le suivi, la réception, la facturation et le paiement des commandes non automatisés. Selon La Lettre des Achats, une commande d’achats indirects représente un coût de 36 euros dans un processus optimisé au lieu de 73 euros dans un processus non optimisé, soit une économie de plus de 50 %.

Au-delà des méthodes de négociation des achats, il existe donc des gisements de productivité au cœur du processus achats.

Comment KIMOCE vous aide à relever cet enjeu ?

KIMOCE vous permet de simplifier, d’automatiser et de piloter l’intégralité de votre chaîne de valeur achats :

• Dématérialisez votre process achats de l’expression de besoin à la facturation
• Centralisez les demandes sur un portail pour éviter les achats sauvages et diffuser la culture achats
• Constituez des catalogues d’achats hébergés ou en punch-out
• Automatisez les validations des engagements budgétaires
• Regroupez les demandes d’achats pour réduire le nombre de commandes traitées et automatisez vos réapprovisionnements
• Rapprochez automatiquement commandes, réceptions et factures
• Intégrez vos flux comptables et budgétaires tout au long du process

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